Il Registro dei Trattamenti è un pilastro fondamentale nell’ambito del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). La sua importanza deriva dalla sua natura di strumento cruciale per garantire la conformità e la tutela dei dati personali. Ma cosa significa veramente avere un registro dei trattamenti aggiornato e perché è così imprescindibile?
Immagina di essere il titolare del trattamento e di ricevere una richiesta, da parte di un interessato, di verifica/modifica/cancellazione dei dati personali. È un diritto che l’interessato ha, a meno che non siano coinvolti dati soggetti a obblighi legali di conservazione, come nel caso delle fatture. Tuttavia, per onorare le richieste che si ricevono in materia di diritti di dati personali, è essenziale sapere esattamente dove risiedono questi dati e con chi sono stati condivisi. Se il registro dei trattamenti non è aggiornato, diventa un compito arduo individuare a quali partner o responsabili esterni hai trasferito tali dati.
Pensiamo anche al consenso: se hai ottenuto il consenso trattare o trasferire dati personali, è vitale sapere in modo preciso a chi sono stati concessi questi dati. Senza un registro aggiornato, diventa praticamente impossibile esercitare il diritto dell’individuo che ha concesso i propri dati.
Il registro non è solo un elenco statico. Non basta crearlo e poi conservarlo dimenticandosene. Supponiamo che tu abbia istituito il registro il 25 maggio 2018, data di entrata in vigore del GDPR, e successivamente lo abbia trascurato. Nel frattempo, potresti aver ampliato o modificato i trattamenti effettuati. Per esempio, potresti aver iniziato a effettuare attività di profilazione oltre al marketing.
Qualsiasi variazione, come la richiesta di nuovi consensi per la condivisione dei dati con terzi o il cambio di collaboratori esterni, va adeguatamente annotata e aggiornata nel registro dei trattamenti. Questo strumento non richiede una revisione giornaliera, ma una periodica e accurata aggiornamento è fondamentale. L’obiettivo è garantire una panoramica chiara e immediata delle attività di trattamento dei dati in qualsiasi momento.
Infatti, se il registro dei trattamenti non è aggiornato, si corre il rischio di non essere conformi alle normative e, di conseguenza, soggetti a sanzioni.
Non c’è dubbio: mantenere un registro dei trattamenti accurato e aggiornato non solo è una prassi consigliata, ma è un requisito essenziale per adempiere agli obblighi di conformità imposti dal GDPR e per garantire la protezione e il rispetto dei dati personali degli individui.